1 – Préambule

La Fondation E.P.F. (Ecole Polytechnique Féminine) est particulièrement attachée au respect de la vie privée et à la protection des données à caractère personnel.

Aussi, la présente politique a pour objectif de vous informer sur les principes et les lignes directrices mis en œuvre par la Fondation E.P.F. (Ecole Polytechnique Féminine) en matière de traitement de données à caractère personnel. Elle s’applique à l’ensemble des traitements de données réalisés par la Fondation E.P.F. (Ecole Polytechnique Féminine) via le site internet et dans le cadre de ses relations extérieures, de quelque nature qu’elles soient.

2 – Définitions

« Données à caractère personnel » : toute information permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique.

« Traitement de données » : toute opération réalisée sur des données à caractère personnel telle que la collecte, la conversation, l’utilisation, la transmission ou la communication.

« Responsable de traitement » : entité juridique en charge de déterminer les finalités du traitement et les moyens mis en œuvre.

3 – Engagements

La Fondation E.P.F. (Ecole Polytechnique Féminine), en sa qualité de responsable de traitement, s’engage à collecter et traiter vos données à caractère personnel conformément aux dispositions de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 dite loi « Informatique et Libertés » modifiée et du Règlement européen du 25 mai 2018 sur la protection des données (ci-après « RGPD »).

Afin de veiller au respect de ces règles, la Fondation E.P.F. (Ecole Polytechnique Féminine) a désigné un Délégué à la protection des données, interlocuteur privilégié de la Commission nationale de l’Informatique et des Libertés (ci-après « CNIL ») et référent dans l’organisme sur les questions de protection des données à caractère personnel.

Pour toute question concernant la présente politique, vous pouvez ainsi vous adresser au Délégué à la protection des données de la Fondation E.P.F. (Ecole Polytechnique Féminine) à l’adresse suivante : dpo@epf.fr.

4 – Données collectées

La Fondation E.P.F. (Ecole Polytechnique Féminine) veille à collecter et à traiter des données à caractère personnel pertinentes, adéquates, non excessives et strictement nécessaires à l’atteinte des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

La Fondation E.P.F. (Ecole Polytechnique Féminine) peut être amenée à collecter différentes catégories de données à caractère personnel, notamment sans que cette liste soit exhaustive :

• Des données d’identification : La Fondation E.P.F. (Ecole Polytechnique Féminine) traite des données d’identification lorsque vous effectuez une demande d’information, de création de compte, d’envoi de newsletters ou encore d’exercice des droits en matière de données personnelles. Elle traite également ce type de données pour le maintien des relations avec ses tiers, notamment avec les donateurs, les fondateurs ou les prestataires. Par exemple, sans être exhaustif, il peut s’agir du nom et du prénom.
• Des données de contact : La Fondation E.P.F. (Ecole Polytechnique Féminine) traite des données de contact pour maintenir les relations avec les tiers et répondre aux différentes demandes susmentionnées. Ces données permettent également de répondre aux candidatures des offres d’emploi/ de stage/d’alternance ou de bénévolat. Dans le champ des appels à projets, ces données permettent de communiquer avec les porteurs de projets pour instruire leur dossier et les informer de son avancement. Par exemple, sans être exhaustif, il peut s’agir de l’adresse, de l’e-mail et du numéro de téléphone.
• Des données de candidature : La Fondation E.P.F. (Ecole Polytechnique Féminine) traite des données de candidatures pour instruire, répondre et examiner la qualité et la pertinence des candidatures aux offres d’emplois/ de stage/ d’alternance et de bénévolat. Elle peut donc recueillir des informations relatives à vos diplômes et à vos expériences professionnelles. Dans le champ des appels à projets, ces données permettent notamment d’évaluer et de sélectionner les dossiers des porteurs de projets. Les données collectées varient en fonction des projets et peuvent porter sur les expériences professionnelles et universitaires (lettre de motivation, CV, etc…) ou bien sur les éléments relatifs au projet en lui-même.
• Des données de transaction, de paiement et d’autres informations d’ordre économique et financier : La Fondation E.P.F. (Ecole Polytechnique Féminine) traite des données de transaction et de paiement lorsque vous vous inscrivez dans une transmission de votre patrimoine (dons, legs, donations, etc…) et des conséquences qui en découlent (émission des reçus fiscaux, etc…).
• Des données de connexion : La Fondation E.P.F. (Ecole Polytechnique Féminine) traite des données de connexion lorsque vous accédez à ses différents portails numériques (espace donateur, espace fondateur, espace porteur de projet…). Par exemple, sans être exhaustif, il peut s’agir des informations relatives à l’identifiant de connexion.

Dans les formulaires de collecte de données à caractère personnel présents sur les sites internet de la Fondation E.P.F. (Ecole Polytechnique Féminine), le caractère obligatoire de la collecte des données est signalé par un astérisque.

5 – Finalités et fondements juridiques de la collecte

Les traitements mis en œuvre par la Fondation E.P.F. (Ecole Polytechnique Féminine) répondent à des finalités explicites, légitimes et déterminées.

Ces finalités sont principalement les suivantes :

• La gestion de vos demandes (information, création de compte, envoi de newsletters) ; Dans ce cadre, la base juridique du traitement est l’intérêt légitime de la Fondation E.P.F. (Ecole Polytechnique Féminine), plus spécifiquement son intérêt à répondre aux demandes qu’elle reçoit.
• La gestion de vos candidatures (bénévolat, emploi et/ou stage) ; Dans ce cadre, la base juridique du traitement est l’exécution de mesures précontractuelles.
• La réalisation de campagnes de communication et d’appels aux dons ; Dans ce cadre, la base juridique du traitement est l’intérêt légitime de la Fondation E.P.F. (Ecole Polytechnique Féminine), plus spécifiquement son intérêt à communiquer des informations relatives à ses actions, à collecter des fonds au regard de son objet statutaire et à mesurer la performance des campagnes de marketing.
• La gestion des dons et des relations avec les donateurs ; Dans ce cadre, la base juridique du traitement est le respect d’une obligation légale en matière d’émission de reçu fiscal et l’intérêt légitime de la Fondation E.P.F. (Ecole Polytechnique Féminine), plus spécifiquement son intérêt à fidéliser ses donateurs et à mener des analyses sur les dons collectés.
• La gestion des relations avec les prospects ; Dans ce cadre, la base juridique du traitement est l’intérêt légitime de la Fondation E.P.F. (Ecole Polytechnique Féminine), plus spécifiquement son intérêt à maintenir ses relations avec les potentiels donateurs, les potentiels testateurs et les potentiels fondateurs afin de concrétiser les projets de soutien.
• La gestion des relations avec les prestataires et fournisseurs ; Dans ce cadre, la base juridique du traitement est l’exécution des contrats qui lient la Fondation E.P.F. (Ecole Polytechnique Féminine) à ses prestataires et fournisseurs ainsi que le respect d’obligations légales en matière comptable.
• La gestion du processus de sélection, d’expertise et de mise en œuvre des projets ; Dans ce cadre, la base juridique du traitement est l’intérêt légitime de la Fondation E.P.F. (Ecole Polytechnique Féminine), plus spécifiquement son intérêt à instruire les dossiers de financement qu’elle reçoit, informer de leur avancement et financer les projets sélectionnés.
• La gestion et le suivi du traitement des libéralités ; Dans ce cadre, la base juridique du traitement est l’intérêt légitime de la Fondation E.P.F. (Ecole Polytechnique Féminine), plus spécifiquement son intérêt à prendre en charge les dossiers de libéralités qu’elle reçoit et assurer la traçabilité de leur traitement.
• L’analyse de votre navigation (veuillez consulter notre politique de cookies) ; Dans ce cadre, la base juridique du traitement est l’intérêt légitime de la Fondation E.P.F. (Ecole Polytechnique Féminine) s’agissant des cookies strictement nécessaires au fonctionnement des sites internet, et le consentement pour tous les autres types de cookies (cookies pour une publicité ciblée, cookies « réseaux sociaux », cookies de fonctionnalité ou cookies de mesures d’audience).
• La gestion d’exercice des droits ; Dans ce cadre, la base juridique du traitement est l’obligation légale de la Fondation E.P.F. (Ecole Polytechnique Féminine), plus spécifiquement son obligation de répondre aux demandes d’exercice des droits et d’informer les demandeurs sur leurs droits.
• La gestion de la conformité et des risques ; Dans ce cadre, la base juridique du traitement est l’intérêt légitime de la Fondation E.P.F. (Ecole Polytechnique Féminine), plus spécifiquement son intérêt à prévenir et détecter les atteintes à la probité d’une part (mise en place d’un dispositif anticorruption : cartographie des risques, dispositif d’alerte interne, charte de gestion des conflits d’intérêts, procédure achats et politique cadeaux et invitations), et à prévenir l’infiltration de revenus illégaux/criminels dans ses transactions d’autre part (lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme).

6 – Destinataires des données collectées

La Fondation E.P.F. (Ecole Polytechnique Féminine) abritées ne communique vos données à caractère personnel qu’à des destinataires habilités et déterminés.

L’accès à vos données à caractère personnel est ainsi limité aux services internes de la Fondation E.P.F. (Ecole Polytechnique Féminine) et à des tiers mandatés par la Fondation E.P.F. (Ecole Polytechnique Féminine) pour mener à bien certains traitements. Ces tiers n’agissent que sur instruction de la Fondation E.P.F. (Ecole Polytechnique Féminine) et n’auront accès qu’aux données nécessaires aux fins d’exécuter leurs prestations. Ces tiers sont par ailleurs tenus contractuellement par une obligation de confidentialité et de sécurité de vos données à caractère personnel telles que prévues par la législation en vigueur.

Vos données à caractère personnel ne sont en aucun cas transmises ou cédées à d’autres tiers, à l’exception de partenaires du secteur caritatif.

Il est précisé que la Fondation E.P.F. (Ecole Polytechnique Féminine) est toutefois susceptible de communiquer certaines de vos données aux autorités judiciaires, policières ou administratives légalement habilitées à en connaître ainsi qu’aux organismes de contrôle dont son commissaire aux comptes. Le cas échéant, lorsque votre relation avec la Fondation E.P.F. (Ecole Polytechnique Féminine) implique une transaction financière, cette dernière peut également être amenée à communiquer au groupe Caisse des dépôts des documents pouvant contenir certaines de vos données à caractère personnel au titre de la lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme.

7 – Conservation des données collectées

La Fondation E.P.F. (Ecole Polytechnique Féminine) ne conserve vos données à caractère personnel que pour la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées et ce, dans le respect de la législation en vigueur. La Fondation E.P.F. (Ecole Polytechnique Féminine) peut cependant conserver vos données à caractère personnel pour une durée plus longue notamment pour se conformer à des obligations légales ou à des fins de preuve.

8 – Sécurité des données collectées

La Fondation E.P.F. (Ecole Polytechnique Féminine) veille à protéger vos données à caractère personnel. Ainsi, la Fondation E.P.F. (Ecole Polytechnique Féminine) met en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées afin d’écarter, dans la mesure du possible, toute altération, perte ou accès non autorisé à vos données à caractère personnel. 

Bien que la Fondation E.P.F. (Ecole Polytechnique Féminine) assure la sécurité de vos données à caractère personnel, aucune transmission de données sur le réseau Internet n’est entièrement sécurisée. La Fondation E.P.F. (Ecole Polytechnique Féminine) ne peut donc vous garantir la sécurité des informations que vous lui transmettez par le biais de ce réseau.

9 – Transfert des données collectées

La Fondation E.P.F. (Ecole Polytechnique Féminine) externalise certains de ses traitements et peut procéder dans ce contexte à des transferts de données hors de l’Union Européenne. Dans le cadre de ces transferts, la Fondation E.P.F. (Ecole Polytechnique Féminine) s’engage à conclure avec les tiers concernés des clauses contractuelles garantissant un niveau de protection adéquat de vos données à caractère personnel.

10 – Droit de réclamation

Conformément à la règlementation applicable, vous avez le droit de déposer une réclamation auprès de la CNIL. Elle peut être saisie en ligne https://www.cnil.fr/fr/plaintes ou par courrier à l’adresse suivante :

Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés

3 Place de Fontenoy

TSA 80715

75334 PARIS CEDEX 07

11 – Modifications

La Fondation E.P.F. (Ecole Polytechnique Féminine) pourra mettre à jour la présente politique à tout moment pour l’adapter à d’éventuelles nouvelles pratiques ou si le contexte légal et règlementaire l’exige ainsi qu’en fonction de la doctrine de la CNIL. Dans ce cas, la date de mise à jour de cette politique sera actualisée. Il vous appartient de vérifier les mises à jour de celle-ci sur les sites internet de la Fondation E.P.F. (Ecole Polytechnique Féminine).

12 – Exercice des droits des personnes

Vous avez la faculté d’exercer vos droits d’accès et de rectification des données vous concernant. Vous pouvez également vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel, en demander la portabilité ou l’effacement.